Organiser un événement d’entreprise à Bordeaux : le rétroplanning idéal de 3 mois
M-3 : posez les fondations de votre événement
Pour réussir votre événement d’entreprise, la première étape consiste à définir vos objectifs. En effet, souhaitez-vous…
- … renforcer la cohésion de vos équipes ?
- … lancer un nouveau projet ?
- … célébrer une réussite ?
Cet objectif est le point de départ qui donne l’intention à votre événement. Véritable fil rouge, c’est lui qui détermine les piliers de votre journée, tels que :
- le format,
- le budget alloué,
- le lieu,
- la date.
Autre élément déterminant : le choix du lieu. En effet, c’est lui qui donne le ton à votre événement. Alors si vous souhaitez rendre ce moment percutant et mémorable, n’hésitez pas à voir grand ! Le lieu doit refléter l’atmosphère choisie et répondre aux contraintes telles la capacité d’accueil, la facilité d’accès, le matériel technique à disposition, ou encore les options de restauration disponibles.
Cherchez-vous un lieu prestigieux ? Un cadre atypique ? Un endroit proche de la nature ? Salle de réception, gîte ou domaine historique : à chaque format son lieu idéal !
Pour un événement mémorable, découvrez nos ateliers team building.
M-2 : construisez le programme et lancez la communication
Ça y est, vous avez fixé vos objectifs et trouvé le lieu idéal pour votre événement d’entreprise. Il est maintenant temps de créer le programme. Pour cela, pensez à structurer la journée (ou la soirée) autour de temps forts. Là encore, il existe mille et une options : il peut s’agir de présentations, de séminaires, d’ateliers ou encore de moments informels. Ces derniers sont essentiels ! Un programme trop dense ou trop flou risque d’impacter l’engagement des participants.
Si vous souhaitez faire appel à des intervenants externes, c’est aussi le moment de se pencher sur la question. Vous pouvez ainsi vérifier leur disponibilité et partager avec eux le déroulé précis de votre événement.
Ensuite, place à la communication. Mail, invitation officielle, intranet, affichage print, à vous de choisir la solution la plus efficace pour un taux de participation élevé. Par ailleurs, n’oubliez pas de relancer les participants, un oubli est vite arrivé.
“Soirée spéciale organisée dans le cadre de la prévention du cancer de la prostate. Pièce pleine d’humour pour un sujet pourtant difficile. Le jeu des acteurs était super. Bon moment, lieu agréable et intimiste. Merci à la compagnie, à l’Institut Bergonié et à Alcazar”
🗣️ Sylvie Lesage
M-1 : finalisez la logistique et préparez le jour J
Dernière ligne droite pour votre événement d’entreprise : la logistique. Pour cela, passez en revue chaque aspect : restauration, transport, signalétique, matériel technique, etc. Chaque détail compte pour profiter d’un événement sans accroc. N’hésitez pas aussi à réaliser des tests en conditions réelles :
- répétition avec les intervenants,
- essai micro et vidéo,
- parcours d’accueil simulé.
Enfin, prévoyez un plan B en cas d’imprévu météo ou technique. En effet, quoi de pire qu’une programmation qui tombe à l’eau et des convives qui se tournent les pouces ?
Foire aux questions
Pourquoi choisir Alcazar pour votre événement d’entreprise ?
Alcazar, c’est un lieu atypique et immersif, parfait si vous souhaitez sortir du cadre formel. Nos salons modulables, notre équipe événementielle et notre capacité d’accueil nous permettent de créer avec vous un événement à la carte. De plus, nos artistes peuvent assurer l’animation et nous mettons à disposition tout le matériel technique dont vous pourriez avoir besoin.
Comment assurer le succès de l’événement ?
Un événement réussi repose sur une planification bien ficelée. Cela débute par la définition d’objectifs, le choix du lieu et de la date, mais aussi la création d’un programme. Ce dernier se compose de temps forts dont les formats sont pensés pour offrir aux participants un moment inoubliable.
Alcazar peut-il accueillir dans le même lieu les activités et le repas ?
Animation, espaces de réunion, ateliers team building et restauration : l’équipe d’Alcazar veille au grain pour que votre événement d’entreprise soit un franc succès. Notre équipe met un point d’honneur à vous offrir une expérience de rêve à l’atmosphère unique. Nous pouvons ensemble créer un programme sur mesure et articuler divers temps forts pour mêler ambiance festive et cohésion d’équipe.
Alcazar vous aide à organiser un événement d’entreprise à Bordeaux
Vous souhaitez organiser un événement d’entreprise à Bordeaux ? Quoi de mieux qu’un établissement en plein cœur de la métropole ? Alcazar vous propose de sortir du cadre formel et austère des salles de réunion pour un moment plein de paillettes.
Bien plus qu’un événement, offrez à vos équipes un moment grandiose !
